大家好，今天来为大家分享费用预算管控方案的一些知识点，和如何实现合理的预算管控与费用报销的问题解析，大家要是都明白，那么可以忽略，如果不太清楚的话可以看看本篇文章，相信很大概率可以解决您的问题，接下来我们就一起来看看吧！

如何实现合理的预算管控与费用报销

在一家企业中，业务团队属于一线部门，团队的工作成果直接影响企业的收入。在业务开展的过程中，会发生交通费、差旅费、业务招待费等费用，我习惯于把这部分费用归类为业务拓展费用。

有业务发生，一定会产生业务拓展费用；但支出了业务拓展费用，并不一定会带来收入的增加。这样就会产生一个问题：在制定预算或是绩效相关指标的时候，业务拓展费用的额度变得难以控制，太高或太低都会对业务发展产生不良的影响。

我们经常会面对的一种情况是：业务拓展费都花完了，但是业绩却没有完成。如果去找业务部门的负责人去询问原因，就会得到各种理由。但无论拿出怎样‘正当’的理由进行解释，费用都已经发生，企业的利润也必然会受到影响。

所以，站在财务管理和内部控制的角度，我们需要寻找能够防止业务拓展费用失控的方法，确保费用足够支撑业务发展的同时，避免铺张浪费等会对利润造成负面影响的情况发生。

确定报销部门和员工职级

确定报销部门，实际上就是确认承担企业业务性指标的部门。业务拓展费用的发生与企业的收入相关，那么承担收入指标的部门就应该是主要的费用发生和报销部门，其他部门也会发生某些费用，但金额一般不会很大。

举个简单的例子，业务开展过程中，业务部门联系客户时会发生业务招待费，其他部门也会有一定的业务需求，例如财务部招待审计人员等等，但这些都是零星支出，必然不会超过业务部门报销的总额；而有些部门例如技术部门，很少有对外联系和沟通的情况发生，一般不会进行业务招待费报销。

所以确定报销部门，就是进行部门职责的划分，也是对企业的有限资源进行分配的过程，承担业务指标的部门分配较多的资源，而有些部门会分配较少的资源甚至不分配资源。如果部门间职责划分不清，费用报销大概率会出现失控，导致资源浪费，压缩企业利润。

接下来需要对员工的职级进行划分，依据企业的人员规模以及实际情况的不同，职级划分的复杂程度会有所区别。

中小企业可能只会划分出部门负责人、主管、专员等级别，而大型企业会按照发展路线划分出管理序列和专业序列，不同的序列按照不同条件进一步进行职级划分。

不同的职级所承担的工作内容和负责的工作范围不同，在业务部门，职级越高的业务人员会负责更重要的客户，在行业内积累的时间更长能够拓展更多的客户资源，所需要的业务拓展费用额度也就越高；而低职级业务人员，所承接的可能是处于收尾阶段的项目或是小客户，需要的业务拓展费用额度有限。

职级的划分可以进一步帮助我们来进行资源分配，确保资源倾斜在能够为企业带来更多收入利润的方面。

制定报销标准和流程

部门职责的清晰划分能够帮助我们制定清晰的报销流程，谁能报销？谁来审批？明确报销的单据在各部门间经过怎样的流转才能最终确认。

确定流程需要经过哪些部门哪些人员审批的同时，也需要明确每个部门具体审批哪些项目。业务部门对于报销的必要性和真实性进行审批，财务部门对于单据的完整性以及数据的准确性进行审核，评估是否超出标准。如果不明确每个部门在审批流程中需要承担的责任，流程就会变成一种形式，无法确保最终结果是基于真实业务发生的。

报销标准可以基于业务情况结合员工职级来确定。例如交通费可以按照不同的部门和职级来确定每月的额度上限，例如业务总监每月报销交通费上限为1000元，高级销售报销上限为800元，初级销售报销上限为500元。业务招待费用则可以在月度额度的基础上加上单次上限的控制，例如高级销售月度业务招待费报销上限为4000元，单次业务招待费超过2000元则需要额外增加审批人员等。差旅费可以基于出差的城市规模来进行控制，一二线城市的差旅以及住宿费用与三四线城市差别较大，可以按照城市平均消费水平进行报销上限的确定。

报销标准同时也会传递出一种企业文化，对员工的日常工作产生导向作用，但前提是管理层需要以身作则。假如管理层保持朴素的作风，出差时不会过度浪费，不选择高价酒店和高价机票，那么这会作为一种隐性的标准传递到各部门，在企业内部形成一种简朴的氛围，极大程度上避免了铺张浪费。

评估费用总额的合理性

业务拓展费用的总额一般采用预算进行控制，而预算执行结果会直接与绩效考评指标挂钩，这样做的好处是将公司利益与个人利益挂钩，预算执行结果差意味着绩效目标无法完成，影响个人奖金，引起每个人对于预算管理及绩效考核的重视。

想要预算顺利执行，就需要评估各项预算额度是否合理，尤其是对于业务拓展费用。预算过于宽松，业务拓展费用额度太高，剩余额度通常不会结转下年，所以各部门会想尽办法把额度在本年度用光，极易造成铺张浪费，同时也会引发舞弊行为发生。预算过于紧张，业务部门在业务活动中束手束脚，过度受到预算的制约，影响业务开展的同时也会传递一种消极信息。

额度是否合理，按照查看各项费用占收入比，这个比例并不会固定，收入增长15%不意味着业务拓展费用也会增长15%，而是需要将比例控制在一定范围内。这种比例计算也可以将收入进行结构拆分，例如存量收入和增量收入，一般情况下，维护存量所花费的业务拓展费会比开拓新客户的费用要低，所以可以分别制定比例来进行控制。也可以按照不同业务线来进行拆分，各业务线依据历史情况分别确认比例，最终合计得到业务拓展费总额。

也可以按照平均数确认，例如高级业务员10人，平均业务拓展费为3000元/月，初级业务员5人，平均业务拓展费1000元/月，合计就是3.5万元/月。这样的简易计算适用于刚起步的新业务或是初创企业，因为业务尚未完全展开而且人员较少，所以可以使用这种简易方式。但当业务开始成熟后，这种方法计算出来的结果就太过粗糙，不易于控制。

加强费用报销的审批

在确定费用报销流程以及明确各部门的责任以及审批要点的基础上，财务部需要进一步关注费用发生的合理性以及在部门、项目上的细化。

费用报销最基本的是要审核附件票据的真实性和完整性，票据显示的事项要与报销的事项相符，特殊情况会有替票，例如一些零星支出没有发票，报销的时候使用其他发票来替代，这类情况要尽量避免，不能避免的就需要控制额度，不能过大，也要规定可以用来替票的票据范围。报销需要提交哪些单据作为附件，可以直接在费用报销制度中明确公示，方便各部门进行查询。

需要申请报销人在流程中注明费用发生的是由，明确归属的项目或客户，如果涉及两个部门分摊，最好直接在报销流程中注明，避免后续部门间因分摊金额发生争执。这些说明项目会影响财务记账的准确性以及精细度，进而影响预算控制的执行以及财务分析等工作的开展。

实际业务开展中会有一些例外事项发生，我们无法避免也无法禁止这些事项的发生，可以在制度中规定例外事项的审批程序，采取一事一议的办法，单独进行审批，确认是否可以进行报销。

部分费用进行归口管理

在预算管控时，可以考虑利用归口管理来分散部门权力，让各部门之间形成监督和制衡。例如业务招待费中会有一部分是节日赠送给重要客户的礼品采购，相比各部门分散进行采购，由行政部统一采购会因为规模效应而获得更加优惠的价格。同时行政部门对礼品的数量和单价进行审核和控制，可以最大限度降低风险和采购成本。

另外目前也有一些平台，可以在上面开通企业账号，通过给予不同部门和人员分配额度来达到控制。例如企业滴滴，行政部门设置和分配账号及额度，员工通过企业滴滴打车，月度由行政部统一申请开票并导出使用详单，方便财务入账。这样既方便了业务部门，同时也加强了对于交通费的控制和管理。

费用额度的分批释放

费用失控会造成的最糟糕的情况就是，在年中的某个月份，费用额度已经全部消耗完了，但是业绩却远远没有达标，这种情况会给企业造成损失，也意味着财务管理失效。

为了避免这种情况，就可以考虑费用额度分批进行释放。例如部分费用由原有的年度控制收缩到季度控制。例如差旅费，全年预算50万，原来按照年度进行控制，只要没有超出预算额度，就可以报销。但为了避免极端情况发生，可以按照季度进行控制，每个季度的预算额度为当前累计金额，这样可以避免当季度提前预支下季度额度的情况发生。

也可以考虑按照绩效完成情况逐渐释放预算额度，当季度绩效完成，下季度业务拓展费预算额度全部释放，如果当季度没有完成，就只能按照完成比例进行额度释放，这样也可以避免极端情况发生。

具体的控制方式，可以根据企业的业务模式以及经营情况来安排。分批释放额度的前提是需要有预算执行情况的跟踪以及沟通，财务部需要将当前的预算执行情况信息同步给相应部门，让各部门知晓他们目前存在的问题，这样才能加以改善。同时也需要进行年中的复盘，思考是否需要按照当前情况对预算整体策略进行调整。

对于业务部门的控制不能太松，过于宽松的管理环境会滋生负面行为影响企业经营，而管理过紧，会造成信息流转慢、官僚主义、沟通不畅等影响业务发展。

管理的松紧需要依据企业目前所处的发展阶段、行业特性以及业务模式决定，但站在财务角度，无论管理上松还是紧，都需要确保财务的底线，也就是财务数据的真实、准确、及时、完整以及企业经营的合法合规。

结束后的碎碎念：每年制定预算的时候，针对差旅、交通、业务招待费，总是会跟业务部门讨价还价。这些费用基本都是员工进行报销，与对公付款不同，这部分也是最容易失控的部分。所以在管理的时候，财务需要在确保业务发展顺畅的同时，对关键风险进行管控。这样就不能使用单一的手段，简单粗暴的一刀切，需要根据实际状况进行更加灵活的调整。

如何做好年度预算与管控

对于经销商公司来说，由于缺乏系统性的监督管理，对终端投入的效果反馈经常是笔糊涂账，直到年终财务核算时，才会发现产出不佳甚至入不敷出。因此，非常有必要对费用做严格的预算管理，用预算来检核各项经营指标，用预算来控制执行，用预算来管理产出，其中主要的费用一个都不能少。

1、新品进场费

新品进场是经销商与卖场合作的开始。这也是一项很庞大的开支，而且没有具体标准上限，一般都是采购人员所决定。其实要想在进场费上降低成本，那就要尽可能将新产品集中起来一起进场。切忌新品分批次进入，将新产品以“打包”的形式与卖场进行谈判，这样便可以降低每一单品的进场费用成本，同时也可以节约谈判时间的管理和人力资源的成本。

2、终端陈列费

产品在卖场陈列位的好坏是至关重要的，很多的“硝烟战争”都跟陈列位置的争夺有直接的关系。位置好的陈列位，可以给产品带来更多的销售机会。要想争取到好的陈列位，不光要有好的客情，还需要很大的费用投入，其中包括专架陈列、货架买断、长期堆头等等费用，哪一项的费用开支都不是小数目，这一点尤其要慎重。同时预算的时候要充分结合卖场的实际特点，结合公司在新一年度的目标，做合理的预算。既要保证资源能够充分利用，同时也要确保节约费用。

3、宣传费用

在卖场的宣传费用主要是通过特色化的POP、灯箱以及包柱等形式来宣传品牌和产品。这算是在卖场生动化陈列和形象推广的一种方法，想必各位经销商对“恒大冰泉”的大手笔投入都还有印象，当时恒大冰泉联合各地经销商几乎包场了很多门店的广告，这与各地经销商们投入的宣传费用是息息相关的。这些费用不是必须的硬投入，当然有这些广告投入会更加完美，但分析预算时也应根据实际酌情考虑。

其实要想用低成本的宣传投入方法达到好的产品宣传效果，就需要多从其他视角发现机会。例如，有些经销商能够抓住卖场需要安装遮阳蓬的机会，便免费为卖场提供印有产品标识的遮阳蓬，这样既满足了卖场的实际需要，也达到了免费进行产品宣传的效果，可谓“一举两得”。

4、客情费用

这些主要指的是与卖场建立公关交际关系的费用支出，这些费用可能是支付在采购方面，也有可能是支付在门店费用。其实要想与卖场建立良好的客情关系，必要的公关和交际费用支出是必不可少的。另一方面经销商也应考虑如何在做好客情关系的基础上，尽量节约公关费用成本呢？

这其中大有学问，首先平时应注意尽可能减少一些消费、娱乐型的费用开支，同时由业务员单方面进行的公费支出活动时，企业方面最好由二人以上出面参加，其次采购方面的礼品应尽可能通过公司集中采购，以实物的形式送给对方。最终更重要的是企业方面应加大核实的力度，尽量减少中间人员的贪腐现象，以确保客情费用花到实处。

5、促销推广费用

这一项是费用支出的大部分，也是跟产品销售直接关联的，对于经销商来说，最有效地控制促销推广费用的方式，就要通过促销对方案责任到人，并实施量化考核的方法。将费用分解到每个业务员、促销员身上，由他们的销售业绩来考核其工作绩效。

具体说来，应从以下几方面入手做好预算的控制：

第一，应确定市场推广费用投入范围及比例。促销推广费用的投入是一定要计算投入产出比例的。该费用的预算结构大体包括促销折扣费用。用于产品特价和赠品发放。通常说来，促销折扣这部分的费用占据了整个促销活动费用的一半以上；道具制作费用。主要用于终端活动道具的制作，其费用投入比例大多控制在5%～8%以内；终端场地费用。这部分费用主要用于与卖场谈判促销活动档期和场地的安排，费用由于各卖场情况的不同。

通常来说，其投入比例大多控制在5%～15%左右；还有人员销售提成。业务人员、促销人员的激励手段是促销执行力的有力保证。通常说来，为了确保人员的销售热情和终端执行力，厂商都会出台一定的奖励政策。在销售方案的设计上，应充分考虑将人员的利益趋动因素。这个费用大多控制在15%～30%以内。

第二，应确定费用的项目、分类、核销内容及建议比例。要想做到科学化管理，就要对营销方案实施项目化管理，并尽可能通过分类让每一个环节做到责任到人，量化考核。以人员考核为例，就需要门店的业务员能够根据活动开展的时间，做出详细的门店人员安排，并将分配给门店的费用和物资，落实到每个人。让每个人都明白自己的工作内容和工作要求，并及时掌握销售进度，及时将出现的问题与上级主管汇报。

预算管理有妙招

年度的费用预算管理事关下一年度的销售业绩，同时对与卖场的合作、市场占有率、终端形象等各项指标都有着重要的意义，做好了费用预算管理，可以推进各项指标的顺利完成，做不好则能导致各种问题的发生，因此必须慎之又慎，以下将介绍几种实用的年度预算管理方法。

一是实行门店负责制。要想对投放给卖场的费用做到统一管理，就要实行门店专人负责制。根据门店的重要程度、销售贡献等费用做分解，这样可以保证重要门店能得到更多的支持，防止把钱花在没有价值的门店。经销商分配给门店的费用由专人管理，建议应由城市经理或者系统经理来控制费用，根据经销商制定的相关细则具体执行。责任到人的优势，就是将明确业务人员的职责，在给予其权利的同时，明确其责任和义务。这既可以充分调动业务人员的积极性，也便于经销商促销方案执行的落实。

二是实施费用考核制。费用的使用只跟销量挂钩还远远不够，空喊口号很容易做到，但真要抓就要具体地落实到费效比核算上，平时看到1000元和3000元的绝对费用值没有意义，要看跟销量比较的相对值，正常的费效比控制在10%左右是比较合适的，那种费效比50%和100%的销售行为根本没有什么意义，只是看起来销量上去了，可是这之间的利润消失了。

战略性的投资是可以理解的，但这只是短期行为，通过费用购买规模在市场初期是可以的，但也具有不可持续性。如果不只是单纯关注费效比，每笔费用都会是战略性的投入。平时经销商可以通过电子数据报表或者财务数据来做控制，定期检讨费销比情况，并跟业务人员的绩效挂钩，这样的话，每个人在支出花销的时候都会三思而后行。

三是费用投入审批稽核制。在由门店业务员向经销商申报的促销费用申请时，一定要求要以活动方案的形式申报。而且，对于那些经销商审批同意的费用，在执行前一定要拟定详细的费用使用计划。并根据计划来具体实施促销活动。企业内部一定要形成费用的申请、审核、报销、稽查一套完善的制度，应根据金额、权限来设定不同层级人员的职责，让每位员工都清楚自己能花多少钱，钱要怎么花，花了结果会怎样。

费用预算的操作建议应由企业总部根据连续三年的费用历史数据和未来一年的发展规划列出，先制定预算总目标，然后再从各区域、各卖场、各产品线等几个纬度来做综合考虑后再逐层分解。

费用管控思路和措施是什么

费用管控思路和措施是以下五点：

1、目标警戒（预算值、目标值、计划值）：即费用管控各指标和数额必须控制在警戒线以下，设置百分比幅度预警，比如发生到60%、80%、90%相应幅度设置预警模式（可有联动会议、绩效、调岗等措施），也可与主要责任人、部门签定目标责任状。

2、内控完善：制度完善（战略、财务层面分主次逐步）、流程规范（如资金审批、费用报销流程，过于集中或过于散乱的申资和报销（如研发一个软件项目一次性申请100万，后6个月都不申请，这种情况是要杜绝的），都不利于资金的流动性和现金流、费用管理、完善授权系统等，使公司形成一个系统、标准化运作的常态。

3、各部宣贯：始终要记得，财务工作不仅仅是单靠财务部门、财务人员可以做出成绩的，需要公司上下联动、各部门的协作配合，说大了，就是理念一致、愿景一致。对财务来讲，这就需要对宣传财务理念、方法等。

拿费用来讲，需要安排人去培训，培训预算表怎么填、预算值怎么算出来、报销流程怎么样、发票如何获取并保证真实，财务会计能够正确、合理归集费用明细等，这些基础工作没做好，得出来的就是假数据，没有参考意义。

4、实操专业：是对财务人员的专业性要求，比如费用归集错误、原始凭证审核失真、填写记账凭证科目用错不明会计科目含义等等。市场上的财务人员资质参差不齐。没有财务概念、理论、实务经验的人在企业，不管对自己、同事还是领导都会很累。

5、抓大放小：抓关键、抓主要、抓重点，费用明细那么多你不可能全部去监控。工作那么多，也不可能对所有财务信息事无巨细地去分析，这个大家都懂。对大部分工作可以采取渐进明细的方式去开展、统计数据和分析。

文章到此结束，如果本次分享的费用预算管控方案和如何实现合理的预算管控与费用报销的问题解决了您的问题，那么我们由衷的感到高兴！